Данный пост Яна Хутара (Jan Huta? – на фото) был опубликован на чешском блоге «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ – BLOG) 17 ноября 2013 год

Я хотел бы кратко вернуться в этом посте к отчету, подготовленному в рамках проекта APARSEN (Alliance for Permanent Access to the Records of Science in Europe Network — Альянс по обеспечению постоянной доступности Европейской сети научных документов», см. http://www.alliancepermanentaccess.org/index.php/aparsen/ — Н.Х.), в котором рассматриваются инструменты, помогающие определить затраты на обеспечение сохранности электронных материалов.

Отчет «Параметры стоимости для электронных хранилищ» (Cost parameters for digital repositories) объёмом 59 страниц доступен по адресу http://www.alliancepermanentaccess.org/wp-content/uploads/downloads/2013… .

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/aparsen.html

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/2_28.html )

Завершило пленарную сессию выступление директора международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International по международным вопросам Алисон Норт (Alison North) на тему «Что происходит за пределами нашей области: Кто подотчётен и почему это имеет значение?» (Beyond Our Own Borders – Just Who Is Accountable And Why Does It Matter?)

Алисон Норт высказала своё убеждение в том, что подотчётность означает ответственность каждого за выполнение своей части работы (здесь она сослалась на стандарты ISO 15489 и ISO 30300. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 соответствующее определение сформулировано следующим образом: «3.16. Отчетность (accountability): принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.» — Н.Х.). Отрицание подотчётности может привести к разрушениям и смертям. В качестве примера она привела историю со взрывом газопровода в США, который не в последнюю очередь был связан с тем с тем, что документация на газопровод была частично уничтожена, а частично находилась не на месте. В итоге данная катастрофа оказалась тесно связанной с проблемами в управлении документами.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/3.html

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/1_25.html )

День первый, пленарное заседание

С приветственными речами выступили директор Генеральных архивов Королевства Бельгия Карел Велле (Karel Velle), бельгийский министр по политике в области науки Филипп Курар (Philippe Courard) и президент МСА Мартин Берендсе (Martin Berendse).

Карел Велле и Мартин Берендсе напомнили собравшимся о том, что в 1910 году именно в Брюсселе прошёл первый международный конгресс архивистов и библиотекарей. Через 103 года представители этих профессий снова собрались в городе, где начиналось международное сотрудничество.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/2_28.html

Это дело наглядно показывает, какие проблемы существуют в нашем архивном деле. С одной стороны существуют достаточно жесткие требования к организации хранения архивных документов. С другой стороны, административные наказания за их несоблюдение установлены такие, что организациям часто проще и дешевле заплатить штраф, — особенно если у них нет денег на приведение архива в порядок.

Мировой судья судебного участка № 10 по Кировскому району г. Уфы Республики Башкортостан в июле 2013 года рассмотрел дело № 5 — 363/13-10 об административном правонарушении в отношении директора Государственного казенного учреждения Республики Башкортостан «Центральный исторический архив Республики Башкортостан». Директор обвинялся в том, что он не обеспечил хранение дел архива в соответствии с нормативными условиями хранения. При рассмотрении дела, правда, не поднимался один существенный вопрос: а были ли выделены директору архива средства для того, чтобы устранить все те нарушения, за которые он был привлечен к ответственности?

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/blog-post_27.html

23-24 ноября 2013 года в столице Бельгии Брюсселе прошла первая конференция Международного совета архивов (МСА) нового формата «ежегодных конференций» (Annual Conference 2013). Её основной темой стали «Подотчётность, прозрачность и доступ к информации» (Accountability, Transparency and Access to Information). По её поводу на сайте МСА отмечалось:
«Для Международного совета архивов сейчас самое время провести высококачественную конференцию по вопросам управления документами и информацией.

Современные тенденции, такие как «Партнерство открытого правительства» (Open Government Partnership) и движение открытых данных», в сочетании с предлагаемыми современными технологиями возможностями и возникающими одновременно проблемами означают, что везде в государстве и в обществе, осознают это заинтересованные лица или нет, приходится решать вопросы управления документами.

Первая в истории МСА ежегодная конференция «Подотчётность, прозрачность и доступ к информации» намерена решать эти вопросы «снизу вверх» и «сверху вниз», рассматривая как практический опыт применения определенных решений, международные и совместные тематические исследования, так и высокоуровневые международные и государственные инициативы.»

Программа конференции доступна по адресу: http://www.ica.org/download.php?id=3033

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/1_25.html

14 ноября Федеральный архив Германии (Bundesarchiv) на своём сайте выложил извещение о том, что 26 ноября 2013 года в Берлине и 14 января 2014 года в Кобленце пройдут информационные семинары-форумы для сотрудников органов и учреждений федерального правительства, и предложил принять в них участие.

В извещении, в частности, говорится: «Бумажные или электронные носители – какие из них сейчас преобладают в Вашей организации? Используете ли Вы исключительно один вид носителей?

Как организовать в федеральных ведомствах управление гибридными делами и документами? Как обеспечить, чтобы соответствующие электронные и бумажные компоненты гибридных дел воспринимались как единое целое? Какой имеется опыт работы в условиях, когда различные виды носителей сосуществуют? Эти вопросы мы хотим рассмотреть на основе практического опыта в двух различных ситуациях.

«Закон об электронном правительстве» (E-Government-Gesetz) обязывает все федеральные органы исполнительной власти не позднее 1 января 2020 года перейти на электронное управление своими документами, обеспечивали при этом соблюдение принципов хорошего делопроизводства. Это требование в равной степени относится к активным и пассивным массивам данных, если дела сформированы и начался отсчёт сроков хранения. С 2008 года Федеральный архив уже предлагает услуги по принятию на хранение в «исторический» электронный архив электронных дел, неструктурированных документов из файловых хранилищ, а также баз данных, и управлению ими. Мы с удовольствием проинформируем Вас о текущем положении дел в Электронном архиве (Digitalen Archiv) Федерального архива, а также в Электронном промежуточном архиве (Digitalen Zwischenarchiv). У Вас будет возможность принять участие в обсуждении и задать собственные вопросы.»

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/blog-post_19.html

(Окончание)

Тенденция 3: Обеспечение долговременной сохранности электронной информации становится одним из основных вопросов управления информацией

Электронные документы длительного срока хранения повергаются риску, когда изнашиваются или устаревают оборудование, программные приложения и файловые форматы. Проведенные архивными учреждениями исследования показывают широкий разброс в продолжительности жизни носителей информации, обычно используемых для долговременного и архивного хранения. Устаревание файловых форматов также является важным направлением исследований для архивов и научных учреждений, тем более, что в настоящее время многие инструменты для повышения эффективности деловой деятельности и персональной производительности первого поколения уже выведены из эксплуатации, и проблема, связанная с невозможностью извлечь или просмотреть старые электронные документы, становится реальностью. Поскольку организации продолжают развиваться, то начали возникать следующие проблемы

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/ii_13.html

Данная статья появилась 29 октября 2013 года в 10-м (ноябрь-декабрь) номере журнала KMWorld (http://www.kmworld.com/ ) за 2013 год.

Специалисты по корпоративной архитектуре и по управлению документами должны быть открыты для сотрудничества, участвуя совместно с пользователями из деловых подразделений в работе, затрагивающей сферы интересов ряда служб, и разрабатывая вместе с ними технический план-график выявления и изучения новых источников корпоративных документов.

Технология эволюционировала с тех пор, как первое поколение инструментов для управления документами вышло на рынок более 20 лет тому назад (см., например, видеоподкаст аналитика фирмы Forrester Джеймса МакКуиви (James McQuivey), http://solutions.forrester.com/disruption ).

Под законодательно-нормативные требования в настоящее время подпадает более широкий спектр сохраняемой электронным образом информации (electronically stored information, ESI – термин американского права – Н.Х.), в том числе видеозаписи, социальные сети и мгновенные сообщения, а не только графические образы или офисные материалы, которые традиционно назывались «документами». Начинает распространяться термин «полномасштабное управление информацией» (information governance), который лучше описывает и поддерживает целостную, опирающуюся на представление о жизненном цикле, точку зрения на создание, использование и защиту электронной информации.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i_12.html

В судебной практике нечасто встречаются споры, связанные с попытками уполномоченных государственных структур обязать коммерческие организации обеспечить надлежащие условия хранения их архивных документов.

Арбитражный суд Омской области в январе 2013 года рассмотрел дело № А46-28817/2012, в котором коммерческая организация, добровольно ставшая источником комплектования государственного архива, через суд добивалась отмены предписания, обязывающего его провести значительное количество мероприятий по приведению своего архива в порядок.

Суды поддержали позицию коммерческой организации, отметив, что коммерческая организация только тогда будет обязана исполнять предписания об устранении выявленных нарушений законодательства об архивном деле в РФ, когда законодательством будет регламентирован порядок хранения негосударственными организациями документов, подлежащих сдаче в государственный архив.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i_7489.html

31 октября 2013 года премьер-министр Великобритании Дэвид Кэмерон (David Cameron) на саммите участников Партнерства открытого правительства (Open Government Partnership, OGP) представил вторую, обновленную редакцию национального плана действий в этой области на период с 2013 по 2015 годы. С июня по сентябрь проходило публичное обсуждение проекта этого плана.

Это 58-страничный документ доступен по адресуhttps://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/fil…

Данный документ оставляет двойственное впечатление. С одной стороны, в нем много хороших идей, которые можно и позаимствовать. С другой стороны, видно, что открытость в ряде случаев пытаются довести до абсурда, не задумываясь ни о том, насколько это полезно для государственного управления и экономики, ни о рациональном использовании ограниченных ресурсов государственных и муниципальных органов власти. Боюсь, что всё – прямо по-нашему – очередной раз сведётся к бессмысленной погоне за количеством раскрытых государственных наборов данных 🙁

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/blog-post_11.html