Конкурсные управляющие продолжают борьбу за обеспечение сохранности документов по личному составу и через суд добиваются решений о приме на хранение этих документов в государственные и муниципальные архивы.

Арбитражный суд Тверской области в феврале 2013 года рассматривал дело № А66 – 12961/2012 об обязании администрации города Твери принять в Тверской городской архив на хранение документов по личному составу общества за период с 2006-2011 годы в количестве 25 единиц хранения.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_28.html

11 февраля 2014 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) сообщило на своём сайте о том, что запланировано проведение пересмотра фундаментального для «Стратегии штата Виктории по управлению электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, http://prov.vic.gov.au/government/vers ) стандарта «Управление электронными документами» (PROS 99/007 Management of Electronic Records,http://prov.vic.gov.au/government/vers/implementing-v.. ), известного как «стандарт VERS».

Мой комментарий: На данном примере я хотела бы обратить внимание руководства Росархива на то, что попытки «сбацать» за несколько месяцев силами узкой группки специалистов готовые документы, которые должны кардинальным образом изменить практику управления документами и архивного дела – бесперспективная затея, даже если к этой работе будут привлечены лучшие силы отрасли.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/vers.html

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1_20.html )

Раздел 5 «Организация хранения электронных документов» (стр.19) За основу этого раздела взяты стандартные требования к организации хранения бумажных документов, с некоторыми добавками, касающимися электронных документов. Всё бы ничего, если забыть о том, что серьёзный электронный архив – это не склад носителей информации, а полноценный вычислительный центр. Соответственно, к нему надо предъявлять также и требования, специфические для вычислительного центра – в первую очередь к резервному копированию информации.

Удивляет, честно говоря, та бюрократия, которую рекомендуется развести вокруг проверки состояния носителей, копирования и других процессов. Если эти указания воспринимать всерьёз, то работать будет некогда, всё время уйдёт на составление никому не нужных актов. Почему бы авторам не поинтересоваться, как документируется работа ведомственных вычислительных центров, и как им удается обходиться без вагонов разного рода бумаг?

В заключение хочу сказать следующее: Документ, на мой взгляд, получился слабый – но ничего другого нельзя было и ожидать от попытки достаточно детально описать технологию архивного хранения электронных материалов (да ещё взяв за основу правила работы с бумажными документами). Хороший документ такого рода может быть создан только на основе опыта и набитых шишек; при этом его придётся постоянно модернизировать по мере изменения информационных технологий и законодательства.

См. подробнее http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2_21.html

Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (заказчик — Росархив, исполнитель– ВНИИДАД) объёмом 111 страниц доступны на сайте Росархива по адресуhttp://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf .

Предлагаю вниманию читателей свои «заметки на полях» этого документа.

Мой комментарий: С моей точки зрения, серьезным недостатком документом является то, что основное внимание в рекомендациях уделено процедуре оцифровке существующих в архивах бумажных описей. К сожалению, в нём практически ничего говорится о том, как изначально создавать описи в электронном виде, — как для бумажных документов, так и дляизначально-электронных (и это, вероятно, будут разные технологии).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_24.html

Документ под названием «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (приложение к отчету о НИР по государственному контракту, исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела, ВНИИДАД) объёмом 49 страницы доступен по адресу http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-ist-komplek… .

Понимая, что читатели наверняка устали от многочисленных постов, посвященных рекомендациям для архивов организаций, я постараюсь охарактеризовать данный документ кратко, не повторяя замечания, уже высказанные в отношении его «близнеца».

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1_20.html

Ассоциация французских архивистов (Association des archivistes fran?ais, AAF) 18 февраля 2014 года опубликовала на своём сайте коммюнике следующего содержания по поводу официально опубликованного приказа Министерства высшего образования приказа от 4 февраля 2014 года, устанавливающего список дисциплин, по которым присваиваются национальные магистерские степени (Arr?t? du 4 f?vrier 2014 fixant la nomenclature des mentions du dipl?me national de master, http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT0000285831… )

Мой комментарий: Не только в нашей стране «добрые дяди» экспериментируют с названиями дисциплин и специальностей, часто не понимая последствий этих, казалось бы, «безобидных» изменений. У французских коллег, однако, лучше получается отстаивать свои интересы – наверное, существенную роль в этом играет наличие у них сильной профессиональной ассоциации, которой у нас нет.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_20.html

Начало года – это не только время подведения итогов, но и время составления планов, в том числе и законотворческих. Учитывая, что налоговые органы являются в нашей стране одними из наиболее «продвинутых» в области использования электронных документов, неудивительно, что значительная часть пунктов их плана совершенствования налогового администрирования предусматривает доработку законодательства с целью расширения сферы и масштабов использования электронных документов как при взаимодействии налогоплательщиков с налоговыми органами, так и при взаимодействии этих органов между собой.

Это видно из содержания плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», который «направлен на совершенствование и оптимизацию системы налогового администрирования с созданием комфортных условий взаимодействия бизнеса (предпринимателей) и органов государственной власти в части процедур подачи и формирования налоговой отчетности, а также усовершенствования принципов документооборота», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 года № 162-р.

Мой комментарий: Большая часть изменений планируется внести в законодательство в 2014 году. Учитывая, что сроки представления законопроектов установлены в основном июнь-сентябрь 2014 года, можно предположить, что к концу года большинство этих нововведений будут приняты и вступят в силу в 2015 году.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_18.html

Данная заметка Рене Милмана (Rene Millman) была опубликована на сайте ITPro.co.uk 4 февраля 2014 года.

Проект E-Ark может помочь решить проблему долговременной сохранности больших данных

Проект E-Ark (от European Archival Records and Knowledge Preservation – «Обеспечение долговременной сохранности архивных документов и знаний Европы») по созданию электронного «ковчега» для изначально-электронных и бумажных архивных документов, получил денежную инъекцию от Евросоюза. Европейская комиссия (правительства Евросоюза – Н.Х.) выделила на него 6 миллионов фунтов стерлингов.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/e-ark-6.html

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html )

В главе 6 «Использование электронных документов архива» (стр.25) следует обратить внимание на то, что архив не всегда отказывает в предоставлении информации ограниченного доступа – а лишь в тех случаях, когда пользователь не имеет права на доступ к такой информации. В то же время к части поисковых данных доступ может быть закрыт, если в них содержится защищаемая законом тайна.

Некорректно однозначно указывать в «Рекомендациях» (стр.26), каким образом и с каких рабочих мест осуществляется доступ к документам, равно как и способ документирования доступа – такого рода решения находятся в компетенции самой организации.

Некорректным в правовом отношении является положение «По запросам органов власти и организаций электронные документы архива выдаются пользователям на физически обособленных материальных носителях в виде копии рабочего экземпляра электронных документов». Порядок представления информации органам власти устанавливается законодательством, и, в принципе, могут использоваться (и используются уже!) иные формы, такие, как передача информации по каналам связи, открытие доступа к информации или даже предоставление прямого доступа к «боевой» системе.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/5_17.html

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/3.html )

Продолжая разговор о четвертой главе, посвященной организация хранения электронных документов в архиве организации, замечу, что в п.4.2 правильно сказано о необходимости выполнять мероприятия по информационной безопасности, однако сами мероприятия описаны чрезмерно узко. Наверное, перегружать «Рекомендации» более подробным изложением данного вопроса не стоит, однако вполне уместно было бы дать некоторые ссылки на законодательно-нормативную базу и на стандарты информационной безопасности. С учетом современных реалий, следовало бы обратить особое внимание на защиту персональных данных, и на то, что в этом вопросе большое значение имеет правовой статус архива (от этого зависит, какое законодательство будет применяться в первую очередь – Закон о персональных данных или Закон об архивном деле).

Невозможно без улыбки читать следующую рекомендацию:

«Контроль технического состояния электронных документов и физического состояния носителей проводится не реже одного раза в 3 года.»

Окончание следует…

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html