Данная заметка каталонского специалиста Йезуса Эдуарда Алонсо-и-Лопеса (Jesus Eduard Alonso i L?pez) была опубликована 1 июня 2014 года на блоге Documentaci? digital i mem?ria hist?rica («Электронные документы и историческая память»).

Через несколько дней (19 июня 2014 года – Н.Х.) в Барселоне Ассоциация архивистов и специалистов по управлению документами Каталонии (Associaci? d’Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya) будет давать оценку печальной ситуации, сложившейся в нашей профессии. В ней (как и в ряде других) возникла огромная пропасть между достойную оплачиваемыми архивистами — государственными служащими и работающими в частном секторе молодыми архивистами, которые даже в лучшем случае не получают и половины заплаты своих коллег из государственного сектора. Кроме того, их работа часто связана с выполнением технических, механических задач.

Прошли те дни, когда историки и другие дипломированные специалисты спешили заполнить вакансии в новой администрации, созданной в результате введения в 1980 году нового конституционного порядка на региональном и местном уровнях. Сейчас рабочие места создаются, пожалуй, лишь в частном секторе, но это является слабым утешением в ситуации, когда в государственном секторе не удалось создать устойчивые, динамичные и жизнеспособные структуры.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/blog-post_5593.html

Вопросы управления документами не должны рассматриваться в отрыве от основной деятельности организации, т.к. они поддерживают и документируют эту деятельность. Это можно видеть и на примере наших государственных органов, в практику которых несколько лет назад были введены разработка и утверждение планов мероприятий («дорожных карт») в соответствующих сферах государственного управления. Во всех этих планах есть пункты, в той или иной степени, затрагивающие вопросы управления документами, организацию их хранения, в том числе и в электронном виде.

В числе подобных планов мероприятий есть и «дорожная карта» «Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», которая была утверждена распоряжением Правительства РФ от 1 декабря 2012 года № 2236-р (последняя редакция документа – от 4 апреля 2014 года). В этом документе в пункте 11 «Оптимизация хранения документов, представленных для осуществления учетно-регистрационных действий» было запланированы следующее…

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/blog-post_1449.html

В середине мая 2014 года один из коллег-архивистов обратился ко мне со следующей просьбой:

«На рассмотрении Государственной думы находиться законопроект №469827-6 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в части уточнения общих принципов организации местного самоуправления)». http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/%28SpravkaNew%29?OpenAgent&RN=469827-…

В соответствии с данным законопроектом планируется распространить на крупные городские округа двухуровневую модель организации местного самоуправления. Для этих целей вводятся два новых вида муниципальных образований: городской округ с внутригородским делением и внутригородской район.

Законопроектом к вопросам местного значения внутригородского района предполагается отнести, в том числе, формирование и содержание архива внутригородского района, что в настоящее время находится в сфере ведения муниципального района и городского округа.

Я думаю, интересно было бы для многих, в блоге «Кто не идёт вперед, тот идёт назад» ознакомиться с Вашими комментариями по данному вопросу.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/blog-post_6502.html

В июне 2014 года начал работать временный сайт европейского проекта E-ARK (см. http://eark-project.eu/ ). Вниманию читателей предлагается выложенное на сайте описание целей и задач этого интересного проекта.

Архивы являются неотъемлемой компонентой электронно-цифровой экосистемы, поскольку они сохраняют информацию и обеспечивают доступ к ней. Для получения экономии за счет масштабов, которая необходима для всеобщего внедрения «сквозных» решений, необходимо гармонизировать фрагментированные в настоящее время архивные подходы. Существует острая потребность во всеобъемлющей методологии, пригодной для решения деловых и оперативных вопросов, а также в технических решениях для приёма на хранение, обеспечения сохранности и повторного использования электронных материалов.

В рамках проекта E-ARK («Электронный ковчег»), в сотрудничестве с поставщиками коммерческих систем, будет создана и протестирована синтезирующая существующий национальный и международный передовой опыт общеевропейская методология электронной архивации документов, который обеспечит аутентичность и пригодность к использованию во времени документов и баз данных.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/e-ark.html

Сегодня мировое архивное сообщество в третий раз отмечает Международный день архивов, учреждённый по инициативе Международного совета архивов. Я поздравляю всех коллег и желаю им счастья, здоровья, удовлетворения от своей работы и материального благополучия!

Как я уже рассказывала ( http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/blog-post_20.html ), для того, чтобы отметить этот день, был открыт специальный сайт. Его организаторы просили архивистов прислать им какую-нибудь фотографию, связанную с их архивом (например, образ архивного документа). Сейчас сайт работает, все эти материалы можно посмотреть по адресу http://www.internationalarchivesday.org/wordpress/?page_id=25 (см. рис.)

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/blog-post_7397.html

Ежегодно приводящиеся встречи членов технических комитетов Международной организации по стандартизации (ИСО) – в рамках которых также проводятся встречи членов подкомитетов, комиссий и рабочих групп — играют ключевую роль в работе над новыми стандартами.

В этом году технический комитет TC46 «Информация и документация» ( http://www.iso.org/iso/ru/home/standards_development/list_of_iso_technic… ), разрабатывающий базовые стандарты по вопросам управления документами, собрался на свою пленарную встречу в Вашингтоне, США. Организатором встречи были Национальные Архивы США.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/tc46-7-2014.html

Круглый стол «Электронная архивация, управление документами и услуги доверенных третьих сторон: Обеспечение доверенной третьей стороной безопасности, исполнения законодательно-нормативных требований и долговечности» (Archivage ?lectronique, records management et tiers de confiance : s?curisation, conformit? et p?rennit? au service de la confiance) был записан 27 марта 2014 года на конференции Documation в Париже.

Продолжительность записи — 1 час 33 минуты, на французском языке. Данный материал может быть интересен для студентов, аспирантов и специалистов в области управления документами и информацией и архивного дела, хорошо владеющих французским языком.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/documation.html

Описана практика работы некоторых ведомственных архивов (системы ОАО «РЖД» и других АО) по приему на хранение проектной документации на электронных носителях. Даны следующие рекомендации: что и в каком порядке переводить в электронный и бумажный вид; как систематизировать и описать накопленную информацию; какие форматы и диски использовать; как их потом хранить.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=16280
(Статья Тиханович С. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6` 2014)

В записях о приеме на работу в трудовых книжках часто указывают избыточные сведения (например, о срочности трудового договора, испытательном сроке, некоторые даже реквизиты трудового договора вписывают). Мы объясняем, что и почему не стоит писать. На примере показываем, какие сведения из приказа о приеме на работу в какие графы трудовой книжки нужно перенести.
В записях об увольнении часто ошибаются в формулировке основания и ссылке на соответствующий пункт, часть, статью ТК РФ («лидером» является увольнение по собственному желанию). Для вашего удобства мы собрали в таблицу все возможные основания по всем пунктам, частям статей 71, 77, 81 и 83 ТК РФ.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=16277
(Статья Телевной А. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6` 2014)

Сначала мы объясним общее правило исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. А потом рассмотрим множество исключений из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации (здания – 31 год и др.).
Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии проведения проверки (ревизии)».
Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=15738
(Статья Полухиной М. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 5` 2014)