Как должна быть оформлена отметка о получении документа на нем самом, чтобы однозначно свидетельствовать этот факт? Как пытаются увильнуть от этого, указывая лишь часть необходимых сведений? И как с этим бороться?

С подобными задачами сталкиваются не только организации, но и частные лица. Последним статья дополнительно поможет образцами документов, которые отрезвят тех, кто взял ваши деньги, а потом «кормит завтраками», будучи не в состоянии оказать обещанные услуги или поставить оплаченный товар.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14260
(Статья Сараевой Н. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10` 2013)

Формы каких документов с января 2013 года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для них правила существенно различаются – автор объясняет, в чем отличие.

Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачу унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме минимально необходимых трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы автор обращает внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и зачем, а какие оставить другим (например, бухгалтерии или ИТ-подразделению).

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=13544
(Статья Иритиковой В. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7` 2013)

Что нужно сделать в конце года?

Вот и подходит к концу календарный год. В предновогодней суете можно упустить что-то важное, а потом придется издавать документы задним числом или же расхлебывать последствия недоработок. Чтобы избежать этого, пробегитесь глазами по нашей памятке (вспомните важное, проверьте себя и, если надо, наверстайте упущенное вовремя). В нее вошли документы, которые нужно отработать в связи с закрытием делопроизводственного года.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14671
(Статья Пластининой Н. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2013)

 

Государственные стандарты в сфере ДОУ

Не обязательно помнить каждый нормативный документ наизусть, но важно знать, в какой из них посмотреть в той или иной ситуации. Эта статья содержит обзор основных государственных стандартов, регламентирующих работу с документами в Российской Федерации. Тексты большинства этих стандартов легко найти и в Интернете, и в информационно-правовых базах. Статья завершается навигатором по ГОСТам — это таблица, которая поможет быстро найти в них ответы на наиболее часто возникающие вопросы.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14471
(Статья Кожановой Е. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11` 2013)

 

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Как должна быть оформлена отметка о получении документа на нем самом, чтобы однозначно свидетельствовать этот факт? Как пытаются увильнуть от этого, указывая лишь часть необходимых сведений? И как с этим бороться?

С подобными задачами сталкиваются не только организации, но и частные лица. Последним статья дополнительно поможет образцами документов, которые отрезвят тех, кто взял ваши деньги, а потом «кормит завтраками», будучи не в состоянии оказать обещанные услуги или поставить оплаченный товар.

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14260
(Статья Сараевой Н. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10` 2013)

 

Как утвердить формы документов внутри организации?

Формы каких документов с января 2013 года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для них правила существенно различаются – автор объясняет, в чем отличие.

Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачу унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме минимально необходимых трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы автор обращает внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и зачем, а какие оставить другим (например, бухгалтерии или ИТ-подразделению).

См. подробнее: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=13544
(Статья Иритиковой В. из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7` 2013)

 

Заметка Буси Мабасо (Busi Mabaso) была выложена 16 ноября 2012 года на сайте Университета Южной Африки UNISA. Замечу, что на днях именно в UNISA прошла первая встреча членов Африканской группы проекта InterPARES Trust, и именно к этому событию я приурочила публикацию данного материала.

1 ноября 2012 года в концертном зале им. д-ра Мириам Макебы, находящемся в кампусе Макленёк (Muckleneuk Campus) в городе Претория, факультет информатики (Department of Information Science) провёл первую ежегодную лекцию по управлению архивами и документами. Сотрудники университета и практики управления документами и архивного дела как из государственного, так и частного секторов заполнили зал до отказа, причем было несколько человек из соседних стран — Ботсваны и Зимбабве.

Заместитель декана института гуманитарных наук (College of Human Sciences, CHS) д-р Бритта Завада (Britta Zawada) поприветствовала собравшихся и поблагодарила приглашенного докладчика — профессора Лючиану Дюранти (Luciana Duranti), сказав, что о лучшем специалисте для проведения этого семинара нельзя даже мечтать. Действительно, профессор Дюранти является одним из светил архивной науки и пионером архивного образования во всем мире. В июне 2012 года фонд образования международной ассоциации ARMA International присудил награду «за академическое совершенство» за подготовленную ею магистерскую программу в области архивной науки.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/blog-post_9556.html

Как сообщил Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh – на фото) в своем посте, выложенном 4 декабря 2013 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA), в этот день Национальные Архивы опубликовали Бюллетень 2014-03 «Руководство по требованиям к подготовке руководителя, отвечающего в федеральном органе исполнительной власти за управление документами» (NARA Bulletin 2014-03: Guidance on Agency Records Officer Training Requirements, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-03.html ).

Данный Бюллетень объясняет, как Национальные Архивы собираются обеспечить выполнение требование 2.3 Директивы по управлению государственными документами (о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html): «До 31 декабря 2014 года руководители служб управления документами федеральных органов исполнительной власти должны получить сертификат Национальных Архивов о прохождении обучения по вопросам управления федеральными документами. Вновь назначенные на этот пост лица обязаны будут получать такой сертификат в течение года с момента назначения.»

Бюллетень описывает организованную Национальными Архивами программу обучения, а также объясняет, каким образом в порядке исключения руководители служб управления документами могут освобождаться от выполнения этого требования.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/blog-post_6517.html

3 декабря 2013 года Федеральный архив Швейцарии с гордостью сообщил о том, что описи 70% из хранящихся в нём дел уже доступны в онлайн-режиме с возможностью поиска по ним (см. https://www.swiss-archives.ch/suchinfo.aspx ), и что пройден рубеж в 3 миллиона дел, на которые имеются метаданные в электронном виде.

При этом, однако, часть информации для исследователей недоступна – в основном в связи с защитой персональных данных.

Мой комментарий: Мне кажется, нашим архивистам тоже стоило бы поактивнее рекламировать свои достижения, в том числе в социальных сетях.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/70.html

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11 марта 1997 года), проведена очередная паспортизация федеральных архивов по состоянию на 1 января 2013 года. Ее итоги были утверждены решением коллегии Росархива от 21 ноября 2013 года.

Как обычно, меня в первую очередь интересовал вопрос о том, сколько же электронных документов хранится в государственных архивах.

Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013

За прошедшее трёхлетие объём документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – документы), хранящихся в федеральных архивах, увеличился на 459,3 тыс. ед. хр. (на 1%) и составляет 42 987,3 тыс. ед. хр. или 16% от общего объёма документов государственных и муниципальных архивов страны.

Всего же за период с 2003 г. этот показатель возрос более чем на 2,0 млн. ед. хр. (5%).

В течение последних девяти лет практически остается неизменной структура состава документов в соответствии с показателями паспорта:

• документы на бумажной основе составляют 95% от общего количества;
• кинодокументы – 0,6%;
• фотодокументы – 3,3%;
• фонодокументы – 0,6%;
• микроформы на правах подлинников – 0,2%;
• видеодокументы – 0,02%;
• электронные документы – 0,02%.

См.подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/1-2013-8.html

(Продолжение. предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/3.html ) День первый, секция S1P1 «Открытое правительство и открытые данные»

Работа секции началась с доклада Джеймса Лоури (James Lowry – на фото), представляющего Международный фонд по управлению документами (International Records Management Trust, IRMT), на тему «Открытое правительство и заслуживающие доверия документы: Оценка законодательно-нормативной базы и возможностей» (Open Government and Trustworthy Records: Benchmarking Regulatory Frameworks and Capacity)

Джеймс Лоури в своём докладе анализировал законодательно-нормативную базу открытого правительства и имеющиеся ресурсы и возможности. Он рекламировал разработки IRMT, упомянув, в частности, «Руководство открытого правительства» (Open Government Guide, http://www.opengovguide.com/ ), в создании которого участвовала эта организация.

Хосе Алонсо (Jos? M. Alonso – на фото) из фонда «Всемирная паутина» (World Wide Web Foundation) выступал на тему «Движение «открытых данных»» (Impact of the Open Data Movement). Презентация Алонсо доступна по адресу http://public.webfoundation.org/2013/11/20131123_BRU_ICA.pdf .

Алонсо начал с рассказа об инициативе открытого правительства, сообщив, что к «Партнерству открытого правительства» в настоящее время присоединились 62 страны, в том числе Украина. Затем он перешел к вопросу об открытых данных и их экономическом потенциале, который Еврокомиссия в 2011 году оценила в 159 миллиардов евро в год. На одном из слайдов в его презентации приведены данные о том, что к июню 2012 года 43 странами было раскрыто более миллиона (!) наборов открытых данных.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/4.html