Данная заметка была опубликована 24 октября 2014 года на блоге Архивиста США Дэвида Ферьеро (David Ferriero)

Фонды Национальных Архивов огромны. Когда одних только текстовых документов у нас хранится более 12 миллиардов страниц, нам жизненно важно продолжать изучать и использовать на практике инновационные стратегии для обеспечения эффективного доступа к материалам. Изучив, как Вы в настоящее время получаете доступ к нашим документам и лучше поняв Ваши уникальные потребности, мы будем лучше подготовлены к тому, чтобы создать Вам условия для успешного использования документов страны

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/2014.html

21 октября 2014 года Национальные Архивы Новой Зеландии сообщили о публикации документа «Рекомендации по файловым форматам для создания электронных документов – Руководство по управлению документами. Версия 1» (Advice on File Formats for the Creation of Digital Records — Recordkeeping Guide, October 2014, Version 1).

Документ объёмом 15 страниц доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/file_formats_guidance.pdf .

В сообщении сказано следующее:
Данное руководство содержит рекомендации для организаций государственного сектора, которые должны помочь им при выборе электронных файловых форматов, используемых для создания электронных государственных документов и управления ими. Персонал Вашей организации должен использовать этот документ в следующих случаях…

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/blog-post_76.html

Данная заметка была опубликована на сайте МСА 15 октября 2014 года.

Новый президент Международного совета архивов (МСА) Дэвид Фрикер (David Fricker) видит МСА как сильную организацию с хорошим представительством по всему миру. Благодаря своей новой конституции, МСА вводит сильные методы управления и организационные структуры. Видение президента заключается в дальнейшем развитии организации, опираясь на ее сильные стороны.

«У нас есть сильная конституция и высокий уровень профессиональной солидарности, а также мощные сети взаимодействия и общения. Сейчас нам нужно принять более ориентированную на внешний мир политику с тем, чтобы стать более влиятельными игроками в области государственной политики, особенно в вопросах сбора и обеспечения доступности информации».

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/blog-post_3.html

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/10/2_30.html )

3. Упорядочение и описание / обработка

Задача 3.1. Отсеивание из архивных материалов секретной, конфиденциальной, персональной и защищаемой правами собственности информации, такой, как номера социального страхования, номера кредитных карт, секретные сведения, медицинские документы и т.д.

Представление о «чувствительности» персональных данных и знание инструментов, позволяющих локализовать такие данные (например, AccessData FTK, Identity Finder). Знание правовых ограничений на доступ к данным, таких, как DMCA (Digital Millennium Copyright Act, http://www.copyright.gov/reports/studies/dmca/dmca_executive.html  — Закон нового тысячелетия о защите авторских прав на электронный контент — Н.Х.), FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act, http://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/index.html — закон США, защищающий персональные данные в документах, касающихся школьников — Н.Х.) и др.

Задача 3.2. Классификация, где это требуется, элементов текста в изначально-электронных материалах по предопределенным категориям, таким, как «имена людей», «названия организаций» и «местоположения».

Знание программного обеспечения и инструментов, позволяющих извлекать нужные элементы текста (например, OpenCalais ( http://www.opencalais.com/ ), Stanford Named Entity Recognizer, Apache Open NLP).

Задача 3.3. Отображение сети взаимосвязей между людьми на основе материалов коллекции, где это уместно.

Знание сетевых графов и таких инструментов, как Gephi, NodeXL ( http://nodexl.codeplex.com/ — шаблон для Excel, упрощающий создание и анализ сетевых графов — Н.Х.).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/10/3.html

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/10/1.html )

В приведенных ниже таблицах (таблицы переформатированы мною в текст для улучшения читаемости. Каждый пункт включает описание задачи, выполнение которой может входить в обязанности электронных архивистов, а также необходимых для этого знаний, навыков, программного обеспечения и инструментов – Н.Х) представлены задачи, с которыми мне пришлось столкнуться в течение последних шести лет работы в данной области, а также навыки и инструменты, полезные для решения каждой из этих задач.

Данные списки могут показаться обескураживающе разносторонними, но я овладел этими навыками в результате многолетней работы в качестве электронного архивиста в ряде сложных проектов. Когда я начинал, я знал далеко не всё, что здесь перечислено. Я приобрёл эти навыки и знания, посещая конференции, семинары, проходя бесплатные онлайн-курсы обучения (Massive Open Online Courses, MOOC) по обработке текстов на естественных языках, а также путем самостоятельного изучения, отыскивая доступные в Интернете ресурсы. Начинающий свою деятельность электронный архивист не обязан с самого начала владеть всеми этими навыками и знаниями, но он должен быть готов и способен последовательно изучать и применять новые знания.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/10/2_30.html